Pour Anglaise: email outlook Pour Hollandaise: email outlook Pour Germany: email outlook Pour email management: email management MailToFile pour MS Outlook enregistre simplement et rapidement vos courriels dans votre structure de répertoire! Directement sous outlook vous pouvez Enregistrer un courriel sous le sujet approprié avec quelques clics de souris. Une fois un courriel enregistré, vous pouvez toujours l'ouvrir, y répondre et le transférer en tant que courriel. Avec MailToFile vous avez toujours toute la correspondance soigneusement archivée et regroupée: Sur ce site vous trouverez des renseignements détaillés concernant le fonctionnement simple de MailToFile, ainsi que ses nombreuses possibilités d'application. Avec MailToFile vous pouvez facilement gérer vos courriels. Sans de nombreuses actions supplémentaires vous pouvez archiver vos courriels dans le répertoire du même sujet. Les courriels enregistrés avec MailToFile peuvent être lus par des collègues également. Vous Partagez maintenant vos courriels importants. En plus, vous n'avez plus besoin de chercher un courriel, car vous l'avez enregistré dans le répertoire du sujet approprié. Que pouvez-vous attendre? un courriel est enregistré dans la même structure de répertoire que vos documents Word et Excel d'un client/projet/sujet; vous pouvez enregistrer un seul courriel, plusieurs courriels sélectionnés et même des dossiers d'Outlook complets; MailToFile vous offre la possibilité d'enregistrer directement un courriel au moment même de son envoi; le courriel est enregistré avec toutes les caractéristiques essentielles et l'heure d'envoi ou de réception; les pages jointes d'un courriel peuvent être enregistrées aussi séparément; un courriel enregistré peut être conservé également sous Outlook; des numéros de référence peuvent être ajoutés aux courriels reçus ou envoyés. L'intérêt pour vous? vous retrouvez facilement tous les courriels importants dans la structure de répertoire ou sur le serveur de fichiers; d'un seul coup d'œil vous pouvez voir toute la correspondance par client/projet/sujet, comme des documents Word, des feuilles Excel et des messages Outlook; vos collègues peuvent consulter les courriels que vous avez envoyés /reçus sur un certain sujet; votre boîte de réception Outlook peut être vidée sans soucis. Voilà la raison de MailToFile, vous avez toujours toute la correspondance numérique archivée et regroupée ainsi qu'une boîte de réception Outlook en ordre! La gestion de vos courriels vous coûte-t-elle beaucoup de temps? Passez-vous beaucoup de temps à faire glisser manuellement un courriel vers le répertoire approprié? Perdez-vous régulièrement un courriel? MailToFile a de nombreuses possibilités d'application différentes. Nous avons décrit ci-dessous quelques situations pratiques. Travaillez-vous sur plusieurs projets en même temps? Aussi avec plusieurs collègues? MailToFile enregistre le courriel dans une structure de répertoire dans le projet approprié. Les collègues peuvent lire leur correspondance électronique réciproque. En outre, toute la correspondance numérique (documents Word, Excel et les courriels) est regroupée. Voulez-vous un stockage clair de votre correspondance? Voulez-vous voir d'un seul coup d'œil toute la correspondance d'un client spécifique? Toutes les lettres et courriels reçus d'un client ou envoyés à celui-ci? Voulez-vous savoir ce que votre collègue a convenu avec un client? Par exemple un prix ou un délai. Avec MailToFile chacun enregistre les courriels dans une structure de répertoire chez le client, le projet ou le sujet appropriés. Avez-vous une boîte à lettres pleine? Une boîte de courrier remplie appartient au passé! Avec la fonction ManyToFile vous archivez en une seule fois un dossier Outlook complet, les sous-dossiers compris. Sur le réseau, dans la structure de répertoire ou sur un CD. Les courriels importants peuvent être archivés directement avec MailToFile. Avec quelques clics de souris, vous enregistrez facilement aussi bien les courriels envoyés que reçus. Cherchez-vous longtemps un courriel reçu antérieurement? Lorsque vous travaillez avec MailToFile, vous avez une idée de toute la correspondance électronique avec les clients ou sur des projets. Le courriel n'est plus « enfermé » dans les boîtes à lettres d'un collègue! Vous n'avez plus besoin de faire des recherches pour trouver le courriel dont vous avez justement besoin, car il est enregistré dans le répertoire approprié! Voulez-vous consulter les courriels d'un collègue absent? Votre collègue est absent et vous devez consulter sa correspondance électronique. Actuellement, cela est probablement possible seulement avec son mot de passe ou en demandant l'accès à sa boîte à lettres au gestionnaire du système. Avec MailToFile cela n'est plus nécessaire. Chacun enregistre les courriels importants dans la structure de répertoire, vous pouvez donc toujours lire les courriels que vos (ex)collègues ont envoyés ou reçus! N'acceptez-vous plus de quotas de courriels? Le département IT n'a plus de soucis à propos des boîtes à lettres trop pleines. Il n'est plus nécessaire d'imposer des quotas de courriels! Puisque tous les courriels importants sont enregistrés dans la structure de répertoire. Désormais, les boîtes à lettres peuvent être nettoyées sans soucis, les messages importants sont déjà archivés. Voulez-vous recevoir moins de courriels internes? Grâce à MailToFile l'échange de correspondance électronique interne diminue de manière significative. Il n'est plus nécessaire d'envoyer un courriel de copie à un collègue sur un important courriel. Le courriel et les pièces jointes est enregistré dans le projet ou chez le client. Les collègues peuvent lire les courriels. Voulez-vous enregistrer un courriel simplement et rapidement? MailToFile est conçu de telle manière que l'enregistrement d'un courriel vous coûte à peine plus de temps! Pendant l'envoi d'un courriel, l'écran d'enregistrement peut apparaître automatiquement. Vous archivez un courriel en quelques clics seulement. MailToFile est un add-in pour MS Outlook qui permet d'enregistrer un courriel rapidement et simplement dans une structure de répertoire. Il y a 3 ans, Joules Unlimited a développé la première version de MailToFile. Depuis, nous l'avons étendue et améliorée. Le point de départ important de MailToFile est que le stockage d'un courriel constitue une partie du processus de travail, et que l'utilisateur peut le faire avec peu d'efforts supplémentaires. En outre, lors du développement de MailToFile, nous avons accordé beaucoup d'attention au confort d'utilisation. Pour pouvoir travailler avec MailToFile, vous n'avez pas besoin de lire un épais manuel, ni d'avoir de connaissances techniques ! Une fois MailToFile installé, vous pouvez commencer tout de suite. Derrière l'écran d'enregistrement convivial il y a beaucoup de fonctions et de possibilités. Comme utilisateur ou gestionnaire de système vous pouvez installer la plupart des options vous-même. MailToFile enregistre des courriels en dehors d'Outlook dans la structure de répertoire. Au moment de l'enregistrement d'un courriel, son sujet sera inclus dans le nom du fichier. Lorsque vous enregistrez un seul courriel, vous pouvez aussi ajouter un sujet choisi par vous. En outre, MailToFile ajoute d'autres spécifications au nom de fichier de sorte que vous pouvez toujours voir rapidement s'il s'agit d'un message reçu ou envoyé, les données de l'expéditeur ou du destinataire et la date/l'heure. MailToFile est un COM add-in pour MS Outlook. Après son installation, vous pouvez enregistrer directement d'Outlook des courriels dans la structure de répertoire. L'installation de MailToFile est très simple. Après avoir installé MailToFile, vous avez deux boutons supplémentaires sous Outlook et des menus pour l'enregistrement des courriels et l'ouverture d'un courriel enregistré dans la structure du répertoire. Ci-dessous vous trouverez plus de renseignements concernant l'installation de MailToFile et les ajouts sous Outlook. Installation de MailToFile MailToFile est un add-in pour MS Outlook; l'installation doit s'effectuer sur le même ordinateur où vous avez installé Outlook; l'installation peut s'effectuer aussi sur un serveur Citrix; l'installation de MailToFile peut se faire par un fichier d´installation msi, un programme d´installation, ou manuellement par copier et enregistrer les fichiers. Ajouts sous Outlook MailToFile crée des boutons et des menus sous Outlook, ceux-ci seront supprimés au moment de la fermeture. Il s'agit des boutons et menus suivants: dans le menu Fichier il y aura un sous-menu supplémentaire de MailToFile. Dans ce sous-menu on voit les boutons pour les fonctions suivantes: MailToFile, Open MSG-fichier, ManyToFile, Legacy et Information MailToFile; dans le menu Aide il y aura aussi un menu supplémentaire: Information MailToFile; dans l'écran principal d'Outlook il y aura un nouveau bouton à droite du bouton 'Nouveau', le bouton 'Ouvrir' (avec image), à droite du bouton 'imprimante' un bouton 'MailToFile' (avec image); dans un message reçu ou envoyé le bouton MailToFile (avec image) va apparaître. Dans un nouveau message ce bouton n'apparaît pas; en sélectionnant Outils | Options un volet supplémentaire de MailToFile va apparaître dans lequel l'utilisateur peut modifier les paramètres; des touches de raccourci seront faites. ALT-M pour la sauvegarde d'un courriel et ALT-P pour l'ouverture d'un courriel. spécifiations > exigences de système MailToFile fonctionne: avec MS Outlook 2000, 2002, 2003 et 2007; sous MS Windows 98 - XP; MailToFile peut être installé sur un Serveur Terminal Citrix; indépendamment de la langue de Windows et Office. Vous pouvez essayer MailToFile gratuitement! Vous pouvez demander une version de démonstration. Dans la version de démonstration toutes les fonctions ne sont pas actives, mais l'enregistrement de courriel(s) est le même que dans la version payante. En plus, vous avez le temps d'essayer MailToFile, il n'y a pas de date de limite pour la version de démonstration! Après réception de votre demande d'une version démo de MailToFile, vous recevrez par courriel l'adresse du site de téléchargement. Si vous suivez les instructions d'installation ci-dessous, vous pourrez commencer à utiliser bientôt MailToFile! Vous pouvez acheter aisément et rapidement MailToFile en ligne. Après réception de votre commande et votre paiement, nous vous adressons une clé d'enregistrement pour transformer la version de démonstration en version officielle. MailToFile est disponible en trois versions différentes: MailToFile SaveAs MailToFile SaveAs utilise pour l'enregistrement l'écran d'enregistrement de Windows (Enregistrer sous). C'est la version la moins chère, pour une question d'enregistrement occasionnelle. Vous pouvez choisir cette version lorsque la plupart des courriels sont enregistrés dans un seul répertoire. Le courriel est d'ailleurs enregistré conformément à la norme MailToFile: une structure de nom de fichier claire et – très important – un réglage exact de la date et de l'heure du fichier courriel. Un courriel de la semaine dernière a donc cette date et heure, ceci contrairement à la fonction SaveAs de Outlook. Avec MailToFile SaveAs vous pouvez également enregistrer plusieurs courriels simultanément (ceci n'est pas possible avec SaveAs de Outlook) et vous pouvez choisir 'enregistrer pièces jointes aussi séparément'. MailToFile Easy MailToFile Easy utilise pour l'enregistrement un écran d'enregistrement intuitif (développé par Joules Unlimited). Cet écran d'enregistrement permet à l'utilisateur de déterminer lui-même le nom d'enregistrement du courriel. Le choix pour l'option d'enregistrement séparé des pièces jointes est aussi plus convivial que dans la version SaveAs. Cet écran d'enregistrement est offert de manière standard dans la version de démonstration MailToFile. MailToFile Full MailToFile Full a un écran d'enregistrement étendu, vous permettant d'utiliser des répertoires de base très utilisés pour l'enregistrement. Les sous-répertoires de ces répertoires de base sont proposés dans une liste déroulante. L'utilisateur n'a pas beaucoup de clics à faire. Le dernier sous-répertoire sélectionné est conservé et à nouveau proposé lors d'un prochain courriel. Envoyez-vous souvent une réponse (reply) et voulez-vous enregistrer simultanément les courriels reçu et envoyé dans le même répertoire ? MailToFile Full offre cette possibilité directement lors de l'envoi du courriel! En outre, avec MailToFile Full vous pouvez archiver en une seule fois des dossiers Outlook, y compris les sous-dossiers. L'expérience montre que la plupart de nos clients choisissent MailToFile Full. Fonction \ version Save As Easy Demo Full Corporate Archiver un courriel * * * * * Archiver un courriel directement à l´envoi * * * * * Archiver en une fois plusieurs courriels sélectionnés * * (max.10) * * Archiver pièce(s) jointe(s) aussi séparément * * * * * Renommer aussi pièce(s) jointe(s) * * * * * Réduire nom de fichier pour archivage CD * * * * * Régler nombre de répertoires (souvent utilisés) pour archivage 1 1 1 3 3 Ecran d'enregistrement convivial * * * * Option pour conserver aussi l'original dans Outlook lors de l'archivage * * * * Archiver directement un courriel reçu (lors de reply/forward) * * Archiver un dossier Outlook complet en une fois (ManyToFile) * * Renommer des fichiers courriels selon la norme MailToFile (Legacy) * * Numéro de référence et enregistrement de courrier des courriels archivés * Archivage des courriels dans le système de gestion des documents/base de données * Avis de promotion tous les 25 courriels archivés Vous téléchargez ou vous nous demandez la version de démonstration. Après le paiement chez share-it, nous vous envoyons un courriel avec: la clé d'enregistrement, pour transformer une version de démonstration MailToFile en version officielle; la facture, qui est aussi votre preuve de licence. Questions pratiques Pour qui MailToFile est-il adapté? MailToFile est adapté pour l'utilisation privée, pour les petites organisations et les grandes entreprises. MailToFile existe en trois versions Save As, Easy et Full. Consultez la page Pourquoi & Comment et découvrez les possibilités d'utilisation. Dois-je archiver tous mes courriels avec MailToFile? Vous déterminez toujours vous-même si, quand et où vous voulez enregistrer un courriel. Mes courriels peuvent-ils aussi être conservés dans Outlook? Lors de l'enregistrement d'un courriel, vous pouvez toujours indiquer si vous voulez conserver le courriel aussi dans Outlook. Tout le monde peut-il lire mes courriels enregistrés? Seuls les collaborateurs avec des droits de lecture et d'accès à un répertoire peuvent lire vos courriels et annexe(s), les ouvrir, les transmettre et y répondre. Comment puis-je retrouver rapidement mes courriels archivés? Avec la fonction FileOpen (FichierOuvrir) vous pouvez chercher et ouvrir rapidement des courriels archivés. Avec le navigateur Windows et la fonction de recherche de Windows vous pouvez aussi chercher des courriels : choisissez chercher par fichiers et tapez comme nom de fichier *.msg. Tous les courriels apparaissent alors. Avec des mots de recherche supplémentaires, vous pouvez réduire le nombre de courriels trouvés. Mon courriel archivé peut-il être supprimé par une autre personne? Oui, si la personne a des droits de suppression dans le répertoire, le courriel peut être supprimé. Tout le monde peut-il lire mes courriels enregistrés? Seules les personnes avec des droits de lecture dans un répertoire peuvent lire les courriels enregistrés. Mes collègues et moi pouvons-nous archiver le même courriel? Avec MailToFile chacun peut sélectionner et enregistrer un courriel. Si deux personnes choisissent le même répertoire, le courriel n'est enregistré qu'une fois. Si toutefois lors de l'enregistrement, vous donnez un autre nom au courriel, il figurera deux fois dans le répertoire. Mes courriels enregistrés sont-ils perdus dans Outlook? Lors de l'enregistrement d'un courriel vous pouvez toujours indiquer si celui-ci doit être conservé dans Outlook. Si vous indiquez que le courriel ne doit pas être conservé, celui-ci est transféré dans la corbeille de Outlook après son enregistrement (éléments supprimés). Mon/ma collègue ne possède pas de MailToFile, peut-il/elle lire mes courriels enregistrés? Oui, les courriels enregistrés peuvent toujours être lus. Le "lecteur" doit toutefois avoir Outlook. On peut transférer le courriel ou y répondre sans MailToFile. Que fait MailToFile avec les pièces jointes d'un courriel? MailToFile enregistre un courriel dans son état original, pièce(s) jointe(s) comprise(s). Mais il est aussi possible d'enregistrer la (les) pièce(s) jointe(s) séparément. J'ai accidentellement indiqué que je ne voulais pas conserver le courriel dans Outlook. Mon courriel est-il maintenant perdu? Non. En premier lieu, vous avez encore la version enregistrée. En outre MailToFile met le courriel dans le dossier des éléments supprimés de Outlook. Seulement lorsque vous avez défini Outlook de sorte qu'il vide ce dossier lors de la fermeture, vous risquez que le courriel disparaisse de Outlook. Si vous avez enregistré le courriel avec MailToFile celui-ci se trouve naturellement encore dans le répertoire. Questions techniques Les boutons MailToFile ont disparu de la barre de menu de Outlook. Il se peut que les boutons disparaissent de la barre de menu, si Outlook a été démarré d'une façon non standard. Fermez Outlook et redémarrez-le. Si les boutons n'apparaissent toujours pas, fermez Outlook et regardez dans le gestionnaire de tâches si un Outlook caché est chargé. Terminez cette session Outlook. Au lieu d'utiliser le gestionnaire de tâches, vous pouvez aussi vous déconnecter de l'ordinateur et vous reconnecter. Démarrez alors Outlook et les boutons devraient apparaître à nouveau. Si ce n'est pas le cas, il est possible que vous ne disposiez pas de droits suffisants. Comment puis-je désinstaller MailToFile? Ouvrez l'écran de configuration. Sélectionnez Software (programmes). Sélectionnez Modifiez les programmes. Sélectionnez MailToFile dans cet écran et cliquez sur Modifier/Supprimer. MailToFile peut-il être installé sur Citrix Terminal Server? Oui. Par le biais de droits sur le répertoire de programme ou à l'aide d'une clé de registre, vous pouvez déterminer quels utilisateurs ont le droit d'utiliser MailToFile. Puis-je faire un upgrade de MailToFile SaveAs vers MailToFile Easy ou Full? Oui, envoyez un courriel à Sales@MailToFile.com en indiquant le nom de votre version actuelle de MailToFile et de la clé de licence, la version souhaitée (Easy/Full) et le nombre de licences. Vous recevrez une offre et les instructions pour le surclassement. Téléchargement Le téléchargement de MailToFile ne réussit pas. Si, en raison de paramètres de sécurité, vous ne parvenez pas à télécharger ce programme, choisissez alors www.joulesunlimited.nl/MailToFileInstall.123 et renommez ensuite .123 en .exe. Si cela ne réussit pas non plus, envoyez un courriel à Support@MailToFile.com Questions sur le produit Qu'est-ce que MailToFile? MailToFile est un programme d'archivage de courriels pour MS Outlook. Avec MailToFile, vous enregistrez un courriel en dehors de Outlook par exemple dans le répertoire, sur le réseau ou sur un Cd-rom. Comment fonctionne MailToFile? MailToFile fonctionne directement à partir de MS Outlook, vous pouvez enregistrer un courriel unique, plusieurs courriels ou des dossiers complets de Outlook avec MailToFile. Consultez pour plus d'informations la page fonctionnement de MailToFile. Quel est le nom de fichier lors de l'enregistrement? Le nom de fichier est automatiquement composé de 'sujet', expéditeur (pour un message reçu), nom du récipiendaire (pour un message envoyé) et (en option) date/heure. Lorsque l'utilisateur enregistre un courriel, il peut modifier dans la boîte de dialogue de l'écran d'enregistrement le texte du 'sujet' utilisé pour le nom de fichier. Dans le cas de plusieurs courriels, le sujet du courriel est utilisé pour le nom de fichier. Si le nom de fichier est trop long, celui-ci est automatiquement réduit. Si souhaité, le nom de fichier peut être composé selon la définition joliet (pour l'enregistrement de CD); - la date et l'heure du courriel sont immédiatement réglées sur la date et l'heure de l'envoi. Puis-je enregistrer une(des) pièce(s) jointe(s) séparément? MailToFile enregistre le courriel avec la(les) pièce(s) jointe(s). vous pouvez indiquer si vous voulez aussi enregistrer les pièces jointes séparément. Puis-je donner un nom moi-même au courriel lors de l'enregistrement? Lors de l'enregistrement d'un courriel, l'utilisateur peut modifier dans la boîte de dialogue de l'écran d'enregistrement le "sujet" du courriel. Lors de l'enregistrement de plusieurs courriels simultanément, le sujet du courriel est utilisé pour le nom de fichier. Qu'est-ce que Legacy? La fonction Legacy permet de renommer un courriel archivé antérieurement selon la norme MailToFile. Cette fonction est uniquement disponible dans la version MailToFile Full. Legacy parcourt donc le répertoire et chaque fichier msg est à nouveau enregistré, la date du fichier est ajustée correctement (sur la date et l'heure d'envoi), le nom de fichier est à nouveau composé. Les courriels que vous avez aussi enregistrés comme msg (avant d'utiliser MailToFile) sont enregistrés de cette manière suivant la norme MailToFile. Qu'est-ce que ManyToFile? Cette fonction est uniquement disponible dans la version MailToFile Full. Tous les courriels dans un dossier Outlook (ou un fichier pst complet), y inclus les sous-dossiers, sont enregistrés dans la structure de répertoire;- Les sous-répertoires sont automatiquement créés, la désignation est la même que celle des dossiers Outlook;– ManyToFile fonctionne via la commande de menu Fichier | MailToFile | ManyToFile.