Für English: E-mail Für Holländisch: Email Für e-mail management: E-mail management MailToFile für MS Outlook ermöglicht es, E-Mails einfach und schnell in ein Dateiverzeichnis zu speichern. Ohne Outlook verlassen zu müssen, können Sie mit wenigen Klicks eine E-Mail ins korrekte Projektdateiverzeichnis speichern. Eine gespeicherte E-Mail kann im Dateiverzeichnis normal als E-Mail geöffnet, beantwortet oder weitergeleitet werden. Mit MailToFile wird es möglich, den gesamten Schriftverkehr strukturiert und geordnet zu archivieren: Auf dieser Website erhalten Sie sämtliche Informationen über die Benutzung und die Anwendungsmöglichkeiten von MailToFile. Sie können auch eine kostenlose Demo-Version herunterladen. Mit MailToFile können Sie ganz einfach Ihre E-Mails verwalten. In nur wenigen Schritten können Sie Ihre E-Mails im relevanten Dateiverzeichnis archivieren und Ihren Kollegen ermöglichen, archivierte E-Mails zu lesen. Sie teilen Ihre wichtigsten E-Mails und sparen außerdem Zeit, da Sie nicht länger nach einer bestimmten E-Mail suchen müssen, denn die sind ja ab sofort am richtigen Platz gespeichert. Was können Sie erwarten? die E-Mail wird in dem selben Dateiverzeichnis wie die Word- und Exceldateien, die einen Kunden, ein Projekt bzw. ein Thema betreffen, gespeichert; Sie können eine E-Mail, mehrere ausgewählte E-Mails und sogar einen kompletten Outlookordner speichern; MailToFile ermöglicht Ihnen, eine E-Mail sofort beim Senden zu speichern. Die E-Mail wird mit allen relevanten Eigenschaften wie Zeitpunkt des Sendens und Empfangens gespeichert; die Anlagen einer E-Mail können auch getrennt gespeichert werden; eine gespeicherte E-Mail bleibt auch in Outlook gespeichert; es ist möglich gesendete und empfangene E-Mails mit einer Referenznummer zu versehen. Was sind für Sie die Vorteile? alle wichtigen E-Mails sind einfach im Dateiverzeichnis oder auf dem Fileserver zu finden; Sie behalten den Überblick über den gesamten Schriftverkehr eines Kunden, eines Projektes bzw. eines Themas, wie beispielsweise Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen oder Berichte in Outlook; Ihre Kollegen können verfolgen, welche E-Mails Sie in Bezug auf ein Thema gesendet/empfangen haben; Ihr Posteingang und Postausgang können ohne Sorgen geleert werden. Deswegen MailToFile, damit Ihre digitale Korrespondenz immer zusammen archiviert ist und Ihre Outlook Mailbox immer aufgeräumt bleibt! Kostet Sie die Verwaltung Ihrer E-Mails viel Zeit? Sind Sie lange damit beschäftigt Ihre E-Mails durch Drag & Drop in das relevante Dateiverzeichnis zu schleppen? Ist regelmäßig eine E-Mail verschwunden? MailToFile hat viele Anwendungsmöglichkeiten. Hierunter folgen einige Beispiele aus der täglichen Praxis. Arbeiten Sie gleichzeitig an mehreren Projekten? Und dies auch noch mit verschiedenen Kollegen? MailToFile speichert die E-Mail in ein Dateiverzeichnis für das relevante Projekt. Kollegen können so gegenseitig E-Mails lesen. Außerdem haben Sie so den gesamten digitalen Schriftverkehr (Word- und Excel-Dokumente, E-Mails) zusammen geordnet. Wollen Sie Ihre Korrespondenz übersichtlich speichern? Auf einen Blick die gesamte Korrespondenz eines Kunden überschauen? Sämtliche Briefe und E-Mails empfangen oder senden? Möchten Sie wissen, was Ihr Kollege mit einem Kunden besprochen hat, beispielsweise in Bezug auf Preis oder Lieferzeit? Mit MailToFile können alle Mitarbeiter E-Mails in ein Dateiverzeichnis speichern, in dem die relevanten Kunden-, Projekt- oder Themen-Ordner enthalten sind. Haben Sie eine überfüllte Mailbox? Keine überfüllte Mailbox mehr! Die Funktion VielZuDatei ermöglicht Ihnen auf einmal einen kompletten Outlook-Ordner einschließlich Subordnern im Netzwerk, im Dateiverzeichnis oder auf CD zu archivieren. Wichtige E-Mails können sofort mit MailToFile archiviert werden. Empfangene und gesendete E-Mails können mit wenigen Mausklicks gespeichert werden. Suchen Sie auch lange nach einer früher empfangenen E-Mail? MailToFile gibt Ihnen Einsicht in den gesamten E-Mail-Verkehr in Bezug auf Ihre Kunden und Projekte. Die E-Mail ist nicht länger in den Mailboxen Ihrer Kollegen „versteckt", und Sie brauchen nicht länger nach einer E-Mail zu suchen, da diese E-Mail an einer logischen Stelle gespeichert ist! Wollen Sie E-Mails eines abwesenden Kollegen lesen? Ihr Kollege ist nicht anwesend und Sie müssen seine E-Mail-Korrespondenz lesen. Dafür brauchen Sie wahrscheinlich sein Kennwort oder Sie müssen den Systemmanager um Zutritt in die Mailbox bitten. Mit MailToFile ist dies nicht mehr notwendig. Jeder speichert seine wichtigen E-Mails in das Dateiverzeichnis, Sie können also immer jene E-Mails lesen, die Ihre (ehemaligen) Kollegen empfangen oder gesendet haben! Wollen Sie keine E-Mail-Quoten mehr aufstellen? Die EDV-Abteilung braucht sich nicht mehr um überfüllte Mailboxen zu kümmern und Sie müssen nicht länger E-Mail-Quoten für die Benutzer aufstellen! Alle wichtigen E-Mails werden nämlich im Dateiverzeichnis gespeichert. Die Mailboxen können jetzt problemlos geleert werden, denn alle wichtigen Nachrichten sind schon archiviert. Wollen Sie weniger internen internen E-Mail-Verkehr? MailToFile reduziert den internen E-Mail-Verkehr erheblich. Eine Cc in Bezug auf eine wichtige E-Mail an Kollegen schicken ist nicht mehr nötig. Die E-Mail ist einschließlich der Anlagen in dem Kunden- oder Projekt-Ordner gespeichert. Kollegen können ebenfalls diese E-Mails lesen. Wollen Sie auch Ihre E-Mails schnell und einfach speichern? MailToFile ist so entwickelt, dass das Speichern einer E-Mail kaum extra Zeit kostet! Beim Senden einer E-Mails kann das Speicherfenster automatisch erscheinen. Mit nur wenigen Mausklicks ist die E-Mail bereits archiviert. MailToFile kann direkt in Outlook benutzt werden. Mit wenigen Klicks hat man schon eine E-Mail gespeichert. Sie können MailToFile zu jeder Zeit gebrauchen und jede E-Mail schon beim Senden speichern. Es ist aber auch möglich wöchentlich mehrere ausgewählte E-Mails oder sogar einen kompletten Outlookordner auf einmal zu archivieren. Sie bestimmen selbst ob, wann und wo Sie eine E-Mail archivieren wollen! Nachdem MailToFile installiert ist, hat Outlook zwei zusätzliche Buttons: Jetzt können Sie direkt in Outlook E-Mails speichern und gespeicherte E-Mails suchen, betrachten oder öffnen. MailToFile ist sehr benutzerfreundlich. Im Folgenden wird beschrieben wie man lediglich mit einigen Mausklicks in drei Schritten eine E-Mail speichert. Sie können mit MailToFile: direkt von Ihrer Mailbox aus eine oder mehrere ausgewählte E-Mails speichern; eine geöffnete E-Mail direkt speichern; eine E-Mail sofort beim Senden speichern; einen kompletten Outlook-Ordner auf einmal speichern; Direkt von Ihrer Mailbox aus E-Mails speichern. Wählen Sie eine oder mehrere E-Mails in Ihrer Mailbox aus. Sie können mehrere E-Mails gleichzeitig auswählen indem Sie die CTRL-Taste (oder STRG-Taste) gedrückt halten und klicken. Schritt 1 Klicken Sie auf den MailToFile Button Schritt 2 Wählen Sie das gewünschte Dateiverzeichnis zum Speichern. MailToFile Full Speicherbildschirm: Selektieren Sie ein Dateiverzeichnis. Sie können zum Speichern fest drei Dateiverzeichnisse einstellen, bei zwei davon gibt es die möglichkeit ein Subdateiverzeichnis zu wählen. Sie können dies konfigurieren unter dem Konfigurationsmenü von MailToFile onder Sie können zum gewünschten Dateiverzeichnis blättern; Oder Sie legen ein neues Dateiverzeichnis an. Blättern sie erst zum Dateiverzeichnis hin wo Sie den neuen Ordner anlegen wollen. Tippen Sie Namen des Ordners ein, MailToFile wird Sie dann um eine Bestättigung bitten; Sie können (wenn Sie möchten) dem Dateinamen einen eigenen Betrefftext hinzufügen; Wenn Sie möchten dass die Anlagen getrennt gespeichert werden können sie dieses Kontrollkästchen aktivieren. So können Sie eine Anlage direkt öffnen, ohne dass Sie die E-mail zu öffnen brauchen. Diese Funktion kann standard ein- oder ausgestellt werden in dem konfigurationsmenü; Sie können auch das Kontrollkästchen für das erhalten der Originale E-Mails in Outlook aktivieren. Auch diese Funktion kann standard ein- oder ausgestellt werden (Konfigurationsmenü). Schritt 3 Klicken Sie auf Speichern Ihre E-mail ist gespeichert! Eine E-Mail direkt beim Senden speichern Schritt 1 Senden Sie eine E-Mail, das Speicherfenster erscheint automatisch. Schritt 2 Wählen Sie das gewünschte Dateiverzeichnis zum Speichern MailToFile Full Speicherbildschirm: Selektieren Sie ein Dateiverzeichnis. Sie können zum Speichern fest drei Dateiverzeichnisse einstellen, bei zwei davon gibt es die möglichkeit ein Subdateiverzeichnis zu wählen. Sie können dies konfigurieren unter dem Konfigurationsmenü von MailToFile onder Sie können zum gewünschten Dateiverzeichnis blättern; Oder Sie legen ein neues Dateiverzeichnis an. Blättern sie erst zum Dateiverzeichnis hin wo Sie den neuen Ordner anlegen wollen. Tippen Sie Namen des Ordners ein, MailToFile wird Sie dann um eine Bestättigung bitten; Sie können (wenn Sie möchten) dem Dateinamen einen eigenen Betrefftext hinzufügen; Wenn Sie möchten dass die Anlagen getrennt gespeichert werden können sie dieses Kontrollkästchen aktivieren. So können Sie eine Anlage direkt öffnen, ohne dass Sie die E-mail zu öffnen brauchen. Diese Funktion kann standard ein- oder ausgestellt werden in dem konfigurationsmenü; Sie können auch das Kontrollkästchen für das erhalten der Originale E-Mails in Outlook aktivieren. Auch diese Funktion kann standard ein- oder ausgestellt werden (Konfigurationsmenü). Schritt 3 Klicken Sie auf speichern. Ihre gerade gesendete E-Mail wird sofort gespeichert! Einen kompletten Outlook-Ordner speichern Schritt 1 Wählen Sie im Menü VielZuDatei. Schritt 2 Wählen Sie den Outlook-Ordner und dann das Dateiverzeichnis. Schritt 3 Klicken Sie auf OK. Ihr gewählter Outlook-Ordner wird gespeichert! Falls erwünscht, speichert MailToFile die Outlook-Subordner in Unterverzeichnisse. MailToFile ermöglicht es, E-Mails außerhalb von Outlook in ein Dateiverzeichnis zu speichern. Eine oder mehrere ausgewählte E-Mails können auf unterschiedliche Art und Weise und zu verschiedenen Zeitpunkten gespeichert werden. MailToFile hat dafür einige Funktionen, worüber Sie hier mehr erfahren können. Eigenschaften MailToFile eine oder mehrere ausgewählte E-Mails werden in einem MSG-Format außerhalb von Outlook in ein Dateiverzeichnis gespeichert; gesendete und empfangene E-Mails können gespeichert werden; Während des Sendens einer E-Mail kann diese sofort gespeichert werden; Bei MailToFile können Sie den Button auf der Menü-Leiste oder das Menü benutzen: Datei | MailToFile. Der MailToFile-Button ist auch in einer geöffneten E-Mail verfügbar. Eigenschaften VielZuDatei Sämtliche E-Mails in einem Outlook-Ordner (oder einer vollständigen PST-Datei), einschließlich der Subordner, können in ein Dateiverzeichnis gespeichert werden; Die Outlook-Unterverzeichnisse bekommen automatisch denselben Ordner-Namen im Dateiverzeichnis; VielZuDatei können Sie über das Menü: Datei | MailToFile | VielZuDatei benutzen. Eigenschaften FileOpen In Outlook ist in der Menü-Leiste ein zusätzlicher Button namens FileOpen hinzugefügt worden. Mit dieser Funktion können Sie ganz einfach gespeicherte E-Mails suchen und öffnen. Eigenschaften Legacy Möglicherweise enthält Ihr Dateiverzeichnis früher gespeicherte E-Mails, beispielsweise mit "Speichern zu" oder "Drag & Drop" gespeichert. Diese E-Mails haben ein anderes Datei-Format. Außerdem sind Datum und Zeit nicht korrekt. Mit der Legacy-Funktion ist es möglich diese Dateinamen umzubenennen. MailToFile speichert E-Mails außerhalb von Outlook in ein Dateiverzeichnis. Der Betreff einer E-Mail wird in den Dateinamen aufgenommen. Wenn Sie eine E-Mail speichern, können Sie außerdem einen anderen Betreff eingeben. Andere Eigenschaften des Dateinamens sind das Versanddatum, Einzelheiten über den Sender/Empfänger der E-Mail und Datum und Zeitpunkt des Sendens. Zusammensetzung des Dateinamen So wird der Dateiname einer gespeicherten E-Mail aufgebaut: Betreff [< Name Sender] oder [> Name Empfänger] [Datum Zeit] .msg der Betreff einer E-Mail, den der Anwender eventuell in dem Speicherfenster geändert hat. Nicht erlaubte Zeichen die eingegeben werden, werden von MailToFile entfernt. das Zeichen: [< (empfangen von) oder [> (geschickt an) wird aus der Sicht des Anwenders der E-Mail gespeichert; dahinter stehen maximal drei Namen die bei An und Cc eingegeben sind bei einer gesendeten E-Mail oder ein Name bei einer empfangenen E-Mail; Datum und Zeit wann die E-Mail gesendet ist. Das Format von dem Datum und der Zeit ist: "tt-mm-jjjj ss.mm.ss"; ".msg" als Andeutung des Dateiformats; Die Gesamtlänge des Dateinamens (inkl. Dateiverzeichnis) wird von MailToFile bestimmt und ist beschränkt auf 230 Zeichen; Falls der Benutzer bei der Konfiguration von MailTofile den kurzen Speichernamen angewählt hat, wird die Gesamtlänge des Dateinamens von dem Joliet-Format (für CD-Archivierung) bestimmt. MailToFile lässt dann den Namen hinter "[<" oder "[>" aus.. MailToFile ist ein COM Add-In für MS Outlook. Nach der Installation können Sie direkt von Outlook aus Ihre E-Mails in ein Dateiverzeichnis speichern. Das Installieren von MailToFile ist ganz einfach. Nach der Installation haben Sie ein paar zusätzliche Buttons und Menüs womit Sie E-Mails speichern und vom Dateiverzeichnis aus öffnen können. Im Folgenden erfahren Sie mehr über MailToFile und die Extras in Outlook. Installation MailToFile MailToFile ist ein Add-In für MS Outlook; MailToFile muss auf dem gleichen Computer installiert werden wo auch Outlook installiert ist; MailToFile kann auf einem Citrix-Server installiert werden; MailToFile kann mit einer MSI-Datei, einem Setup-Installationsprogramm oder manuell durch das Kopieren von Dateien und Registerschlüsseln installiert werden. Ergänzungen in Outlook Nachdem MailToFile installiert ist, hat Outlook zwei extra Buttons und zusätzliche Menüs. Beim Schließen werden diese wieder entfernt. MailToFile ist geeignet für: unter MS Win98 Win2000, WinXP u. WinVista MS Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook XP, Outlook 2003 und Outlook 2007; unter MS Windows 98 Windows 2000, Windows XP u. Windows Vista MS Outlook2000, Outlook2002, OutlookXP, Outlook2003 und Outlook2007; unter MS Windows98 Windows2000, WindowsXP u. WindowsVista MailToFile kann auf einem Terminal Server von Citrix installiert werden. unabhängig von der Sprache von Windows und Office. MailToFile ist nicht geeignet für Outlook Express und Mac Computer. Sie dürfen MailToFile kostenlos ausprobieren! Sie können eine Demo-Version direkt herunterladen oder beantragen. In dieser Version sind nicht alle Funktionen aktiv, aber das Speichern der E-Mails funktioniert genau wie in der Kaufversion. Außerdem können Sie sich Zeit lassen MailToFile auszuprobieren, denn die Demoversion hat keine Zeitbeschränkung! Sie können MailToFile einfach und schnell online kaufen. Nachdem wir Ihre Bestellung und Zahlung erhalten haben, bekommen Sie von uns den Registrierungsschlüssel, mit dem Sie die Demo-Version in eine Full Version umwandeln können.